Maak van binnen het betere buiten, over natuurlijke elementen en slimme technologieën, deel 4

Moderne kantoren met flexibele werkplekken komen vaak onvoldoende tot hun recht tijdens het gebruik. Gebruikers blijven eigen gewoontes toepassen, waardoor het bijvoorbeeld lijkt of er ruimtegebrek is. Door gebruik te maken van nieuwe technologieën kunnen mensen worden geholpen bij het gebruik van het gebouw waar ze werken, juist door de mens en zijn gewoonten centraal te stellen.

Gedreven door hoge kosten van kantoorruimten zijn in de afgelopen decennia veel concepten met flexibel werken ontwikkeld. Daarnaast zijn bedrijven verwikkeld in de battle for talent. Hoe krijg je jonge talentvolle mensen en hoe houdt je deze vast? Een goede werkomgeving in een aansprekend gebouw kan daarbij helpen.

De nieuwe manieren van flexibel werken leiden echter ook tot stress, keuze stress in veel gevallen. Flexibele werkplekken, taakgerichte werkplekken, concentratie werkplekken, welke plek moet ik nu weer kiezen? En dat niet een keer per dag, maar meerdere malen. Er is dus behoefte aan minder keuzes.

En dat is niet vreemd. Mensen doen namelijk heel veel op de automatische piloot. Dingen waar niet meer over te worden nagedacht vragen geen ruimte in je hoofd. Die ruimte kan worden gebruikt voor dingen die juist veel aandacht vragen. Het vaste gedrag van mensen heeft altijd een vast patroon. Er is een trigger, bijvoorbeeld je loopt het kantoorgebouw in waar je gaat werken. Dan volgt routinematig gedrag, je loopt naar de plek waar je gisteren ook zat. Dit wordt gevolgd door een beloning, je hebt een fijne plek om te werken. Dit principe kan je inzetten om het gedrag te veranderen. De trigger en de beloning blijven gelijk, maar het gedrag verandert. En om het gedrag te veranderen kan gebruik worden gemaakt van nieuwe technologieën, technologieën die al in veel apparaten etc. worden toegepast.

Technologie kan er voor zorgen dat mensen overzicht en inzicht krijgen in de mogelijkheden. Bijvoorbeeld door aan te geven welke plekken beschikbaar zijn die voldoen aan jouw wensen. Het aantal geboden opties wordt echter beperkt, je hoeft dus minder keuzes te maken. Maar je hebt wel wat te kiezen, en dat geeft een gevoel van autonomie en controle. Op deze wijze kunnen bijvoorbeeld reserveringssystemen voor vergaderzalen veel flexibeler worden, met als voordeel dat er geen onnodige reserveringen blijven staan.

Bij de ontwikkeling van deze technologieën moet de mens voorop staan, zodat het gebruik hiervan als nuttig wordt ervaren. Hierbij staan vier principes centraal. Versimpel en ondersteun het maken van keuzes, biedt opties die passen bij de vraag die je op dat moment hebt. Stimuleer ontmoetingen, maak dus kenbaar waar je collega’s zijn op het moment dat je ze wilt spreken. Dan ga je niet bellen terwijl je collega een verdieping onder je aan het werk is, maar je loopt er even heen. Geef het gevoel van autonomie en controle. Je kunt je eigen keuzes maken. En als laatste, versterk het identiteitsgevoel, laat weten dat je bij een groep, je eigen bedrijf, hoort.

Met deze principes kunnen apps worden ontwikkeld die mensen helpen, de mens staat centraal, de techniek helpt.

Hiermee eindigt de serie over de regiospecial Natuurlijke elementen en slimme technologieën. Het doel van de regiospecial is geweest te laten zien dat met een andere benadering, gezien vanuit de mens, andere keuzes gemaakt kunnen of mischien wel gemaakt moeten worden om fijne en gezonde gebouwen te realiseren.

Reacties zijn welkom via TVVL Connect!